Hóa đơn điện
tử (HĐĐT) là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch
vụ được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
– Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ,
khai thác hóa đơn.
– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối
chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
– Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn
điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư
hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
– Quá trình thanh toán nhanh hơn
– Góp phần bảo vệ môi trường.
Hóa đơn điện tử gồm các loại:
- Hóa đơn xuất khẩu;
- Hóa đơn giá trị gia tăng;
- Hóa đơn bán hàng;
- Hóa đơn khác (gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu
tiền bảo hiểm…);
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không,
chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…,
hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp
luật có liên quan.
Những thủ tục đơn vị cần làm để được sử dụng Hóa đơn điện tử:
- B1: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (Làm thủ công) gửi
đến Cơ quan Thuế;
- B2: Đăng ký phát hành hóa đơn (Làm thủ công) gửi đến Cơ quan
thuế;
- B3: Đăng
ký sử dụng dịch vụ iHoadonSố với
nhà cung cấp;
- B4: Lập, Xuất Hóa
đơn điện tử trên phần mềm;
- B5: Gửi Hóa đơn điện tử cho bên mua.
TT
|
Điểm khác nhau
|
Hóa đơn điện tử
|
Hóa đơn tự in
|
1
|
Ký hiệu hóa đơn
|
Có chữ E
|
Có chữ T
|
2
|
Số liên hóa đơn
|
Không có số liên
|
2 Liên
|
3
|
Chữ ký trên hóa đơn
|
Chữ ký số (chữ ký
điện tử)
|
Chữ ký tay
|
4
|
Hình thức hóa đơn
|
Lưu trữ bản mềm hóa
đơn điện tử. Không cần phải in ra giấy.
|
In hóa đơn giấy
|
5
|
Cách thức nhận hóa
đơn
|
Khách hàng (người
mua hàng) nhận hóa đơn điện tử qua email.
|
Khách hàng (người
mua hàng) nhận bản cứng trực tiếp.
|
6
|
Thời gian lưu trữ
hóa đơn
|
10 năm lưu trữ file
mềm trên hệ thống
|
10 năm trên hệ thống
+ bản cứng vật lý
|
7
|
Hóa đơn ghi song ngữ
có được không
|
Có
|
Có
|
8
|
Hóa đơn phục vụ
triển khai trực tiếp.
|
Sử dụng hóa đơn
chuyển đổi của hóa đơn điện tử. Chỉ in được 1 lần duy nhất.
|
Hóa đơn giấy
|
Để được sử
dụng Hóa đơn
điện tử thì Doanh nghiệp cần có các điều kiện sau:
- Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang
thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế với cơ quan Thuế (ví
dụ: kê khai thuế qua mạng, nộp thuế điện tử...); hoặc Doanh nghiệp có
sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng (Chuyển khoản qua Internet
Banking để nộp thuế, hay những giao dịch khác);
- Có Chữ ký điện tử (Chữ ký số) theo
quy định của pháp luật, Chữ ký số để ký hóa đơn có thể dùng chữ ký số của doanh
nghiệp vẫn sử dụng để ký các giao dịch với cơ quan thuế, hải quan, BHXH...;
- Có hệ thống hạ tầng: địa điểm, các đường
truyền tải thông tin (Mạng Internet), mạng thông tin, thiết bị truyền tin ( Máy
tính, thiết bị điện tử khác..) đáp ứng được yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử
lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử (Server lưu trữ dữ liệu...);
- Có đội ngũ người sử dụng, điều hành phần
mềm Hóa đơn
điện tử đủ trình độ để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử
dụng hóa đơn điện tử theo quy định;
- Lựa chọn phần mềm Hóa đơn điện tử của nhà
cung cấp uy tín phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính, Tổng Cục Thuế.
Có. Trường
hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc
đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Xem Hóa đơn điện tử.
- Tải hóa đơn điện tử để
thực hiện lưu trữ.
- In hóa đơn ra giấy để
xem (không có giá trị pháp lý).
Bên mua có thể lưu trữ 1 bản nhưng không bắt buộc. Bên bán là
bên lưu trữ tập trung và cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng bất cứ khi
nào.
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế
toán (hiện hành là 10 năm).
11.
Khách hàng (bên mua
hàng) cần hóa đơn giấy có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử cần phải làm gì?
Trường hợp khách hàng (bên mua hàng) cần có hóa đơn giấy (được
chuyển đổi từ Hóa đơn điện tử) để chứng minh nguồn gốc Xuất xứ hàng hóa, phục
vụ lưu thông hàng hóa trên đường với các cơ quan chức năng thì bên bán hàng có
thể CHUYỂN ĐỔI từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
-
Hóa đơn này chỉ được chuyển đổi 01 lần.
-
Có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
-
Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN
TỬ”
-
Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp
hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán),
bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan Thuế sẽ khai thác dữ liệu
trên 1 bản Hóa
đơn điện tử duy nhất.
Phần mềm Hóa đơn điện tử iHoadonSố có
sẵn chức năng tạo lập báo cáo hóa đơn cũng như những mẫu báo cáo, biên bản khác
liên quan sẽ tự cập nhật dữ liệu khi bạn tạo lập hóa đơn và cách sử lý nghiệp
vụ tương tự hóa đơn giấy.
Sau khi doanh nghiệp lập hóa đơn thì
phần mềm tự động cập nhật các báo cáo và thủ tục khác. Doanh nghiệp kiểm tra
lại xem có chính xác chưa để khi nộp báo cáo tránh sai sót. Trên phần mềm Hóa
đơn điện tử iHoadonSố có chưc năng kết xuất hóa đơn ra file Exel và Hml, tùy
theo yêu cầu của cơ quan thuế Doanh nghiệp tin ra và nộp tại web:
nhantokhai.gdt.gov tương tự như hóa đơn giấy hiện nay.
Khi nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa
đơn điện tử sẽ đỡ mất thời gian hơn hóa đơn giấy, vì không phải dò và đánh lại
từng hóa đơn giấy còn hóa đơn điện tử tự động cập nhật những hóa đơn đã sử
dụng.
14.
Hóa đơn điện tử có
thể chuyển lên website riêng của đơn vị hay gửi email cho khách hàng được
không?
Hóa đơn điện tử có
thể chuyển lên website riêng của công ty và gửi email cho khách đều được:
Chuyển Hóa đơn điện tử lên website riêng tạo điều kiện cho khách
hàng chủ động tra cứu.
Gửi qua email cho khách dưới định dạng file dữ liệu đã ký số và
có thể xem được giảm tối đa chi phí lưu chuyển và tránh thất lạc.
Đối với hoá đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của
người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình hoá đơn khác và
cũng phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2, khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC
ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010
và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn
bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định:
“Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hoá đơn người
bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”,
“Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần”
thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”,
“sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số
nhà, tên đường phố, phường , xã, quận , huyện, thành phố, xác định được chính
xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế
của doanh nghiệp.
Khách hàng sử dụng Hoá đơn điện tử hoặc Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy đáp ứng
các điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài
chính để thanh toán tiền bồi thường bảo hiểm thì Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm
Bưu điện căn cứ hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy đề thực
hiện bồi thường bảo hiểm cho khách hàng theo quy định.
KHÔNG
Liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán
hàng) để xử lý các sai sót của Hóa đơn. Nếu bên mua hàng cần sử dụng hóa đơn
vào khai báo thuế, bên mua cần phải phối hợp với bên bán để lập biên bản xác nhận
điều chỉnh/thay thế hóa đơn.
