Quy định chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Tóm tắt:
1. Hóa đơn chuyển đổi:
Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 quy định về hóa đơn chuyển đổi hợp lệ:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”);

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

d) Phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

e) Chỉ được chuyển đổi một (01) lần được tính là bản hợp lệ.

2. Hóa đơn có nhiều trang: 

Chi tiết như sau:

1. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo đúng pháp lý

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy quy định:

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2.Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

(*) Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

3. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Tại điểm a Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn dịch vụ ngân hàng

4. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy

Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải đảm bảo sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu trữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

5. Chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang

Theo Công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng cục thuế

"Về tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã có công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính và Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính, theo đó trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu “tiep theo  trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).”

Tổng cục Thuế có ý kiến Công ty Cổ phần ô tô Trường Hải được biết./."

Lưu ý: Chuyển đổi hóa đơn điện tử của ngân hàng, viễn thông, điện nước không nhất thiết phải có dấu của người bán: Căn cứ Khoản 2b Điều 5 Thông tư số 119/2014/TT-BTC quy định: “a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”. Căn cứ theo Công văn 2296/TCT-DNL ngày 06/6/2019 của Tổng cục thuế: "Căn cứ quy định nêu trên, Ngân hàng TNHH Indovina thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011, trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy của Ngân hàng TNHH Indovina không nhất thiết phải có dấu của người bán.     Ngân hàng TNHH Indovina phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy. Khách hàng của Ngân hàng TNHH Indovina được sử dụng HĐĐT chuyển đổi này để kê khai, khấu trừ thuế, chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và lưu trữ kế toán theo quy định."

Tìm hiểu thêm Thông tư số 32/2011/TT-BTC tại đây

Mọi chi tiết về phần mềm Hoadon24G cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:

Trung tâm tư vấn và hỗ trợ Hoadon24G.vn:

Điện thoại/Zalo          : 08 6656 4338

Website              : https://www.hoadon24G.vn